Desde as pequenas empresas às grandes multinacionais, os projectos estabelecidos e as start-ups partilham um objetivo comum: fornecer aos seus clientes o melhor serviço possível.
Num mundo onde o imediatismo e a personalização são imperativos, este desafio torna-se ainda mais crucial.
Neste artigo, vamos explorar o que é uma central telefónica virtual e como ela pode ser uma ferramenta fundamental para alcançar um serviço excecional ao cliente.
Descubra o que é uma central telefónica virtual
A central telefónica virtual é um sistema baseado na telefonia VoIP.
Ao contrário da telefonia tradicional, este tipo de PBX funciona através de uma ligação à internet e não necessita de um grande número de equipamentos, uma vez que se trata de um software que funciona através da nuvem.
Isto significa que as pessoas que atendem o telefone podem estar em diferentes localizações geográficas.
Todas as funções são acessíveis através de um painel de gestão, tornando todos os processos simples.
Este sistema, ao contrário dos PBX tradicionais:
- Não necessita de uma instalação inicial
- É consumido num modelo pay-per-use
- Os terminais são ligados remotamente
- A manutenção é efectuada à distância
- O parceiro mantém a central telefónica operacional
- Permite-lhe trabalhar a partir de qualquer lugar
Como funciona uma central telefónica virtual?
Neste sistema, o software gere todas as chamadas recebidas para um número principal e organiza-as, encaminhando-as para extensões ou linhas específicas à escolha, independentemente de serem fixas ou móveis.
Isto permite que os empregados estejam localizados em diferentes áreas geográficas, o que se adequa à situação atual de trabalho remoto ou de modelos de trabalho híbridos.
A extensão ou o número de telefone para o qual a chamada é reencaminhada pode ser facilmente configurada a partir do painel. Além disso, o número de extensões é ilimitado.
Uma central telefónica virtual é um sistema telefónico que funciona na nuvem, o que significa que não necessita de hardware físico nas instalações do utilizador.
O seu funcionamento baseia-se num PBX (Private Branch Exchange), alojado na nuvem, que trata de todas as chamadas recebidas e efectuadas.
Os componentes básicos de um PBX virtual incluem o PBX na nuvem, que actua como o cérebro do sistema, encaminhando as chamadas através da internet.
Os dispositivos dos utilizadores, como telefones IP, aplicações móveis e softphones, ligam-se ao PBX virtual através da internet para fazer e receber chamadas.
Os fornecedores de serviços desempenham um papel fundamental na configuração e manutenção do PBX, fornecendo a infraestrutura necessária e gerindo as actualizações e o apoio técnico contínuo para garantir o funcionamento ótimo do sistema.
No caso da Ar Telecom, a central telefónica virtual é alojada, mantida e implementada na nossa própria nuvem, proporcionando assim a segurança e estabilidade de um fornecedor como nós.
Quanto aos componentes, vale a pena destacar a flexibilidade proporcionada por este modelo, uma vez que o utilizador final pode comunicar a partir de diferentes dispositivos, incluindo o terminal de secretária, implantações profissionais de telefonia Dect, PC, aplicações web ou móveis.
Para tal, é necessário dispor de uma ligação à internet de banda larga para utilizar os serviços a partir de qualquer parte do mundo.
Na Ar Telecom também oferecemos um serviço de conetividade e recomendamos a utilização de ambos os serviços para garantir a qualidade do funcionamento da central telefónica virtual.
Além disso, as ferramentas de telefonia também incorporam funcionalidades de colaboração para o trabalho diário dos utilizadores, como a comunicação interna, as videochamadas, a partilha de ficheiros ou as conversas individuais ou em grupo.
Tudo isto foi concebido para favorecer e acelerar as interacções internas e externas.
Em todo este processo, o papel do parceiro é importante, uma vez que pode fornecer ao cliente ferramentas de gestão para que este seja o mais autónomo possível em termos de personalização e manutenção dos serviços.
Vantagens de uma central telefónica virtual
Em comparação com uma central telefónica tradicional, as vantagens de uma central virtual são as seguintes:
- Redução dos custos operacionais e do investimento inicial: sem custos de hardware, memória, capacidade, armazenamento, licenciamento, consumo de eletricidade ou alojamento. Plataforma, funcionalidades completas e actualizadas, tudo incluído.
- Flexibilidade e escalabilidade para se adaptar ao crescimento da empresa: adapta o serviço do cliente de forma ágil, personalizando a configuração à medida e de forma instantânea. Plataforma de configuração web para um serviço sempre disponível.
- Fácil integração com outras ferramentas de comunicação e aplicações empresariais: melhora a produtividade da empresa ao ligar a telefonia a outras ferramentas de trabalho.
- Possibilidade de trabalhar a partir de qualquer lugar com acesso à Internet: liga todos os locais e presta serviço registando qualquer utilizador onde quer que esteja.
- Melhoria do tratamento das chamadas e da experiência do cliente.
- Facilidade de manutenção e atualização.
- Maior segurança e privacidade das comunicações: no caso da MeetIP, temos a capacidade de ligar qualquer dispositivo com suporte VoIP e manter todas as comunicações dos utilizadores seguras através de protocolos de encriptação.
- Acesso a funcionalidades avançadas, tais como IVR (resposta interactiva de voz), gravação de chamadas e colocação de chamadas em fila de espera.
- Melhoria da mobilidade do pessoal através da capacidade de utilizar o software a partir de vários locais ligados através da Internet
- Relatórios e análises pormenorizados da utilização e do desempenho das comunicações, essenciais para medir os resultados.
Em suma, hoje em dia é mais do que aconselhável, é necessário que as empresas utilizem uma central telefónica virtual para gerir as chamadas recebidas, a fim de oferecer a melhor experiência possível de serviço ao cliente.
Internamente, fornece às equipas uma grande quantidade de informações sobre as chamadas e os clientes, além de se integrar com o CRM, permitindo realizar um grande número de operações.
Neste sentido, o nosso MeetIP é um grande aliado na hora de planear as comunicações de uma empresa, devido a todas as funcionalidades avançadas que oferece e à sua facilidade de implementação.
Mas se ainda tem dúvidas, pode ler sobre como escolher uma central telefónica virtual e tomar a melhor decisão.
Desde as pequenas empresas às grandes multinacionais, os projectos estabelecidos e as start-ups partilham um objetivo comum: fornecer aos seus clientes o melhor serviço possível.
Num mundo onde o imediatismo e a personalização são imperativos, este desafio torna-se ainda mais crucial.
Neste artigo, vamos explorar o que é uma central telefónica virtual e como ela pode ser uma ferramenta fundamental para alcançar um serviço excecional ao cliente.
Descubra o que é uma central telefónica virtual
A central telefónica virtual é um sistema baseado na telefonia VoIP.
Ao contrário da telefonia tradicional, este tipo de PBX funciona através de uma ligação à internet e não necessita de um grande número de equipamentos, uma vez que se trata de um software que funciona através da nuvem.
Isto significa que as pessoas que atendem o telefone podem estar em diferentes localizações geográficas.
Todas as funções são acessíveis através de um painel de gestão, tornando todos os processos simples.
Este sistema, ao contrário dos PBX tradicionais:
- Não necessita de uma instalação inicial
- É consumido num modelo pay-per-use
- Os terminais são ligados remotamente
- A manutenção é efectuada à distância
- O parceiro mantém a central telefónica operacional
- Permite-lhe trabalhar a partir de qualquer lugar
Como funciona uma central telefónica virtual?
Neste sistema, o software gere todas as chamadas recebidas para um número principal e organiza-as, encaminhando-as para extensões ou linhas específicas à escolha, independentemente de serem fixas ou móveis.
Isto permite que os empregados estejam localizados em diferentes áreas geográficas, o que se adequa à situação atual de trabalho remoto ou de modelos de trabalho híbridos.
A extensão ou o número de telefone para o qual a chamada é reencaminhada pode ser facilmente configurada a partir do painel. Além disso, o número de extensões é ilimitado.
Uma central telefónica virtual é um sistema telefónico que funciona na nuvem, o que significa que não necessita de hardware físico nas instalações do utilizador.
O seu funcionamento baseia-se num PBX (Private Branch Exchange), alojado na nuvem, que trata de todas as chamadas recebidas e efectuadas.
Os componentes básicos de um PBX virtual incluem o PBX na nuvem, que actua como o cérebro do sistema, encaminhando as chamadas através da internet.
Os dispositivos dos utilizadores, como telefones IP, aplicações móveis e softphones, ligam-se ao PBX virtual através da internet para fazer e receber chamadas.
Os fornecedores de serviços desempenham um papel fundamental na configuração e manutenção do PBX, fornecendo a infraestrutura necessária e gerindo as actualizações e o apoio técnico contínuo para garantir o funcionamento ótimo do sistema.
No caso da Ar Telecom, a central telefónica virtual é alojada, mantida e implementada na nossa própria nuvem, proporcionando assim a segurança e estabilidade de um fornecedor como nós.
Quanto aos componentes, vale a pena destacar a flexibilidade proporcionada por este modelo, uma vez que o utilizador final pode comunicar a partir de diferentes dispositivos, incluindo o terminal de secretária, implantações profissionais de telefonia Dect, PC, aplicações web ou móveis.
Para tal, é necessário dispor de uma ligação à internet de banda larga para utilizar os serviços a partir de qualquer parte do mundo.
Na Ar Telecom também oferecemos um serviço de conetividade e recomendamos a utilização de ambos os serviços para garantir a qualidade do funcionamento da central telefónica virtual.
Além disso, as ferramentas de telefonia também incorporam funcionalidades de colaboração para o trabalho diário dos utilizadores, como a comunicação interna, as videochamadas, a partilha de ficheiros ou as conversas individuais ou em grupo.
Tudo isto foi concebido para favorecer e acelerar as interacções internas e externas.
Em todo este processo, o papel do parceiro é importante, uma vez que pode fornecer ao cliente ferramentas de gestão para que este seja o mais autónomo possível em termos de personalização e manutenção dos serviços.
Vantagens de uma central telefónica virtual
Em comparação com uma central telefónica tradicional, as vantagens de uma central virtual são as seguintes:
- Redução dos custos operacionais e do investimento inicial: sem custos de hardware, memória, capacidade, armazenamento, licenciamento, consumo de eletricidade ou alojamento. Plataforma, funcionalidades completas e actualizadas, tudo incluído.
- Flexibilidade e escalabilidade para se adaptar ao crescimento da empresa: adapta o serviço do cliente de forma ágil, personalizando a configuração à medida e de forma instantânea. Plataforma de configuração web para um serviço sempre disponível.
- Fácil integração com outras ferramentas de comunicação e aplicações empresariais: melhora a produtividade da empresa ao ligar a telefonia a outras ferramentas de trabalho.
- Possibilidade de trabalhar a partir de qualquer lugar com acesso à Internet: liga todos os locais e presta serviço registando qualquer utilizador onde quer que esteja.
- Melhoria do tratamento das chamadas e da experiência do cliente.
- Facilidade de manutenção e atualização.
- Maior segurança e privacidade das comunicações: no caso da MeetIP, temos a capacidade de ligar qualquer dispositivo com suporte VoIP e manter todas as comunicações dos utilizadores seguras através de protocolos de encriptação.
- Acesso a funcionalidades avançadas, tais como IVR (resposta interactiva de voz), gravação de chamadas e colocação de chamadas em fila de espera.
- Melhoria da mobilidade do pessoal através da capacidade de utilizar o software a partir de vários locais ligados através da Internet
- Relatórios e análises pormenorizados da utilização e do desempenho das comunicações, essenciais para medir os resultados.
Em suma, hoje em dia é mais do que aconselhável, é necessário que as empresas utilizem uma central telefónica virtual para gerir as chamadas recebidas, a fim de oferecer a melhor experiência possível de serviço ao cliente.
Internamente, fornece às equipas uma grande quantidade de informações sobre as chamadas e os clientes, além de se integrar com o CRM, permitindo realizar um grande número de operações.
Neste sentido, o nosso MeetIP é um grande aliado na hora de planear as comunicações de uma empresa, devido a todas as funcionalidades avançadas que oferece e à sua facilidade de implementação.
Mas se ainda tem dúvidas, pode ler sobre como escolher uma central telefónica virtual e tomar a melhor decisão.